Tutorial Manajemen Cuti Lanjutan
AbsensiKu | absensipro.com
Tujuan
Panduan lanjutan mengelola cuti: kalender cuti, cuti massal, eskalasi persetujuan, dan pengaturan keterlambatan terkait cuti.
1. Kalender Cuti
Kalender cuti menampilkan visual siapa saja yang sedang cuti pada periode tertentu. Akses di HR > Kehadiran & Cuti > Kalender Cuti.
Fitur Kalender:
- Tampilan Bulanan — Lihat semua cuti dalam satu bulan
- Filter per Jenis Cuti — Tahunan, sakit, melahirkan, penting
- Filter per Unit Kerja — Lihat cuti per OPD/divisi
- Warna Status — Disetujui (hijau), pending (kuning), ditolak (merah)
💡 Tips: Gunakan kalender sebelum menyetujui cuti untuk memastikan tidak ada bentrok dengan rekan satu tim.
2. Cuti Massal (Bulk Leave)
Fitur untuk mengajukan atau menetapkan cuti untuk banyak pegawai sekaligus. Akses di HR > Kehadiran & Cuti > Cuti Massal.
Kapan Digunakan:
- Cuti bersama (Idul Fitri, Natal, Tahun Baru)
- Libur operasional kantor
- Cuti wajib untuk seluruh unit kerja tertentu
Cara Menggunakan:
- Pilih rentang tanggal cuti massal
- Pilih jenis cuti (biasanya "Cuti Bersama" atau "Cuti Tahunan")
- Pilih pegawai — bisa semua, per unit kerja, atau manual
- Tambahkan catatan (opsional)
- Klik Ajukan Cuti Massal
⚠️ Cuti massal otomatis mengurangi kuota cuti tahunan setiap pegawai yang dipilih. Pastikan semua pegawai memiliki sisa kuota cukup.
3. Eskalasi Cuti
Eskalasi otomatis meneruskan pengajuan cuti ke atasan lebih tinggi jika tidak ditindaklanjuti dalam waktu tertentu. Akses di HR > Kehadiran & Cuti > Eskalasi Cuti.
Aturan Eskalasi:
| Parameter | Default | Deskripsi |
|---|
| Batas Waktu | 2 hari kerja | Waktu maksimal approver menindaklanjuti |
| Level Eskalasi | 1 level ke atas | Diteruskan ke atasan dari approver |
| Notifikasi | Email + In-App | Approver baru dapat notifikasi |
💡 Tips: Aktifkan eskalasi untuk mencegah pengajuan cuti menggantung tanpa keputusan.
4. Pengaturan Keterlambatan
Konfigurasi toleransi keterlambatan dan kaitannya dengan cuti mendadak. Akses di HR > Kehadiran & Cuti > Pengaturan Keterlambatan.
Parameter yang Dapat Diatur:
- Toleransi Keterlambatan — Menit maksimal sebelum dianggap terlambat (default: 15 menit)
- Konversi ke Cuti — Keterlambatan di atas toleransi otomatis mengurangi kuota cuti
- Akumulasi Harian — Jumlah maksimal keterlambatan per hari
- Akumulasi Bulanan — Jumlah maksimal keterlambatan per bulan sebelum sanksi
⚠️ Jika konversi ke cuti diaktifkan, pastikan kuota cuti pegawai mencukupi. Keterlambatan berlebih tanpa kuota akan ditolak sistem.
5. Monitoring & Notifikasi
Dashboard Monitoring:
- Sisa kuota cuti per pegawai (real-time)
- Pengajuan pending yang perlu tindak lanjut
- Riwayat cuti per pegawai (bisa diekspor)
Notifikasi Otomatis:
| Trigger | Penerima |
|---|
| Pengajuan cuti baru | Approver |
| Cuti disetujui/ditolak | Pegawai |
| Eskalasi ke atasan | Approver baru |
| Kuota cuti ≤ 3 hari | Pegawai |
| Cuti massal dijadwalkan | Semua pegawai terdampak |