Tutorial Dokumentasi HR Advanced
AbsensiKu | absensipro.com
Tujuan
Panduan lanjutan pengelolaan dokumen HR: pencarian dokumen, approval, kebijakan, label multibahasa, dan audit trail.
1. Pencarian Dokumen
Akses di HR > Administrasi > Cari Dokumen. Fitur pencarian global untuk semua dokumen pegawai.
Filter Pencarian:
- Nama Pegawai — Cari dokumen milik pegawai tertentu
- Kategori Dokumen — Kontrak, SK, Sertifikat, Administrasi
- Nomor Dokumen — Cari berdasarkan nomor referensi
- Rentang Tanggal — Filter berdasarkan tanggal dokumen
- Status Arsip — Aktif / Diarsipkan
💡 Tips: Gunakan kombinasi filter untuk pencarian spesifik, misalnya: "Kontrak + 2026" untuk semua kontrak tahun 2026.
2. Approval Dokumen
Akses di HR > Administrasi > Approval Dokumen. Kelola alur persetujuan dokumen yang memerlukan otorisasi.
Alur Approval:
- Pegawai atau admin mengunggah dokumen
- Dokumen masuk antrean approval
- Approver mereview dan memberikan keputusan
- Jika disetujui, dokumen aktif dan bisa digunakan
- Jika ditolak, pengunggah bisa merevisi dan mengajukan ulang
Status Approval:
| Status | Arti |
|---|
| pending | Menunggu review approver |
| approved | Disetujui, dokumen aktif |
| rejected | Ditolak, perlu revisi |
| expired | Kadaluarsa, perlu pembaruan |
3. Kebijakan HR
Akses di HR > Administrasi > Kebijakan HR. Kelola dokumen kebijakan dan peraturan HR.
Jenis Kebijakan:
- Kehadiran — Aturan jam kerja, keterlambatan, lembur
- Cuti — Kuota, jenis, prosedur pengajuan
- Kinerja — Periode penilaian, KPI, bobot
- Kompensasi — Gaji, tunjangan, bonus
- Umum — Kebijakan lain yang berlaku
💡 Tips: Kebijakan yang sudah tidak berlaku sebaiknya dinonaktifkan, bukan dihapus, untuk menjaga audit trail.
4. Label Multibahasa
Akses di HR > Administrasi > Label Multibahasa. Kelola terjemahan istilah HR untuk tenant multibahasa.
Penggunaan:
- Setel label untuk Bahasa Indonesia (default) dan Bahasa Inggris
- Terjemahkan istilah seperti "Cuti Tahunan" → "Annual Leave"
- Label berlaku untuk seluruh tampilan tenant
5. Audit Trail HR
Akses di HR > Administrasi > Audit Trail HR. Pantau semua aktivitas terkait modul HR.
Yang Tercatat:
| Aktivitas | Detail |
|---|
| Upload Dokumen | Siapa, kapan, dokumen apa |
| Approval | Approver, keputusan, waktu |
| Perubahan Kebijakan | Kebijakan lama vs baru |
| Mutasi Data | Data sebelum & sesudah |
⚠️ Audit trail bersifat read-only. Data tidak bisa dihapus atau dimodifikasi untuk kepatuhan.