Tutorial Manajemen Jabatan

AbsensiKu | absensipro.com

Tujuan

Panduan mengelola data jabatan/posisi dalam organisasi — membuat, mengedit, menonaktifkan jabatan, dan memahami hierarki jabatan untuk kebutuhan pencatatan jam kerja, izin, dan pelaporan.

1. Akses Halaman Jabatan

Masuk ke menu Master Data → Jabatan pada sidebar kiri atau buka langsung:

/org/master/positions

Halaman ini menampilkan daftar semua jabatan yang terdaftar di organisasi Anda.

2. Struktur Tabel Jabatan

Tabel jabatan menampilkan kolom:

Nama Jabatan — nama posisi (misal: Kepala Sub Bagian, Staf Administrasi)
Status — Aktif / Nonaktif
Aksi — tombol Edit dan Hapus

3. Membuat Jabatan Baru

Klik tombol Tambah Jabatan (pojok kanan atas tabel).
Isi Nama Jabatan (wajib).
Atur Status Aktif — gunakan toggle Switch untuk menandai jabatan aktif/nonaktif sejak awal.
Klik Simpan.

Tips: Gunakan nama jabatan yang konsisten dengan struktur organisasi, misal: "Kepala Dinas", "Sekretaris", "Bendahara".

4. Mengedit Jabatan

Klik tombol Edit () pada baris jabatan yang ingin diubah.
Ubah nama atau kode jabatan.
Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.

Perubahan nama jabatan akan otomatis tercermin di data pegawai yang menggunakan jabatan tersebut.

5. Mengaktifkan / Menonaktifkan Jabatan

Status aktif jabatan dikendalikan melalui toggle Switch di dalam form Edit:

Klik tombol Edit () pada baris jabatan.
Pada bagian Status Aktif, geser toggle Switch ke posisi aktif atau nonaktif.
Klik Simpan.

Perhatian: Jabatan yang dinonaktifkan tetap tersimpan di sistem dan tidak bisa dipilih untuk pegawai baru. Pegawai yang sudah memiliki jabatan ini tidak terpengaruh.

6. Menghapus Jabatan

Jika jabatan sudah tidak diperlukan dan belum pernah digunakan oleh pegawai mana pun, Anda bisa menghapusnya permanen:

Klik tombol Hapus () pada baris jabatan.
Konfirmasi penghapusan di dialog peringatan yang muncul.

Perhatian: Penghapusan bersifat permanen. Jika jabatan sudah digunakan oleh pegawai, tombol hapus mungkin tidak tersedia — gunakan opsi Nonaktifkan saja.

7. Hubungan dengan Fitur Lain

Data jabatan digunakan di beberapa area aplikasi:

Data Pegawai — setiap pegawai memiliki jabatan saat didaftarkan
Kategori & Golongan Pegawai — jabatan dapat digabung dengan kategori/golongan untuk pengelompokan
Laporan — filter laporan berdasarkan jabatan
Multi Shift — jadwal shift dapat dikelompokkan berdasarkan jabatan

8. Tips Pengelolaan

Buat daftar jabatan sebelum mendaftarkan pegawai agar proses input data lebih cepat.
Nonaktifkan jabatan yang sudah tidak digunakan, jangan dihapus — data lama tetap membutuhkan referensi.
Jika organisasi memiliki banyak unit, buat jabatan yang spesifik per unit (contoh: "Staf Keuangan" bukan hanya "Staf").