Tutorial Audit Trail & Log
AbsensiKu | absensipro.com
Tujuan
Panduan membaca audit trail dan log aktivitas untuk keperluan investigasi, compliance, dan monitoring.
1. Apa itu Audit Trail?
Audit trail mencatat semua aktivitas penting dalam sistem:
| Aktivitas | Contoh Data Tercatat |
|---|
| Login / Logout | Siapa, kapan, dari IP mana |
| CRUD Data | Buat/ubah/hapus pegawai, OPD, dll |
| Approval | Setujui/tolak pengajuan |
| Check-in/out | Waktu, lokasi GPS, device |
| Perubahan Pengaturan | Siapa yang ubah, nilai lama → baru |
| Billing | Pembayaran, verifikasi |
2. Membuka Audit Log
Admin Organisasi:
- Buka Org > Audit Log
- Filter:
- Tanggal (rentang)
- Jenis aktivitas
- Pengguna (admin/pegawai spesifik)
- OPD
- Klik Tampilkan
Super Admin:
- Buka Admin > Audit Logs
- Filter lintas organisasi
- Export untuk compliance
3. Membaca Entry Audit
Setiap baris audit berisi:
| Kolom | Isi |
|---|
| Waktu | Timestamp akurat |
| Pengguna | Nama + email |
| Aksi | login / create / update / delete / approve |
| Target | Data apa yang diubah |
| Detail | Nilai lama → nilai baru (dalam JSON) |
| IP Address | Alamat IP pengguna |
| User Agent | Browser / device |
4. Filter & Pencarian
Filter Cepat:
- Hari ini — aktivitas 24 jam terakhir
- User spesifik — lacak satu pengguna
- Jenis aksi — hanya DELETE, hanya APPROVAL, dll
Pencarian Teks:
- Cari nama pegawai, email, atau kata kunci tertentu
5. Ekspor Audit
- Filter sesuai kebutuhan
- Klik Ekspor → pilih format (CSV / Excel / PDF)
- File diunduh
- Gunakan untuk:
- Laporan compliance
- Investigasi insiden
- Bukti audit eksternal
6. Retensi & Partisi
Audit log bisa sangat besar. Sistem menerapkan:
- Hot storage — 60 hari terakhir (akses cepat)
- Cold storage — diarsipkan (akses lebih lambat)
- Partisi — data dibagi per bulan untuk performa
- Cleanup otomatis — data di atas retensi dihapus (default: 1 tahun)
Pengaturan retensi bisa diubah oleh super admin.
7. Contoh Kasus
Kasus 1: Investigasi Data Dihapus
- Buka Audit Log
- Filter: Aksi = DELETE, tanggal = kemarin
- Ditemukan: Admin X menghapus pegawai Y
- Detail: data pegawai sebelum dihapus tersimpan
- Bisa restore / tindak lanjuti
Kasus 2: Cek Absensi Mencurigakan
- Filter: User = pegawai Z, aksi = check-in
- Lihat lokasi GPS & jam
- Bandingkan dengan radius kantor
- Deteksi pola tidak wajar
FAQ Audit
Q: Apakah audit log bisa dimatikan?
Super admin bisa mengatur, tapi tidak disarankan untuk compliance.
Q: Berapa lama data disimpan?
Default 1 tahun. Bisa dikonfigurasi.
Q: Apakah pegawai bisa melihat audit?
Tidak — hanya admin dan super admin.