Tutorial Pengaturan HR, Hierarki Approval & Delegasi
AbsensiKu | absensipro.com
Tujuan
Panduan mengatur konfigurasi HR, hierarki approval bertingkat, delegasi tugas approval, eskalasi otomatis, dan kebijakan HR perusahaan.
1. Pengaturan HR (Settings HR)
Menu HR > Pengaturan adalah pusat konfigurasi modul HR. Dari sini admin dapat mengatur default sistem yang berlaku di seluruh organisasi.
Konfigurasi Default
| Pengaturan | Deskripsi |
|---|
| Default Cuti | Jenis cuti aktif, kuota tahunan, periode reset |
| Default Lembur | Batas maksimal lembur/hari, tarif, approval wajib |
| Default Approval | Level approval default, waktu timeout eskalasi |
| Mode Absensi | GPS, lokasi khusus, atau QR code |
Langkah: Buka HR > Pengaturan → Pilih kategori → Atur nilai → Klik Simpan.
2. Hierarki Approval
Sistem mendukung approval bertingkat untuk memastikan setiap pengajuan (cuti, lembur, izin, dll.) mendapat persetujuan dari pihak yang tepat. Atur di HR > Hierarchy.
Level Approval
| Level | Approver | Penggunaan |
|---|
| 1 Level | Atasan langsung | Cuti singkat (1-3 hari), izin harian |
| 2 Level | Atasan langsung → Kepala Divisi | Cuti panjang (>3 hari), lembur khusus |
| 3 Level | Atasan langsung → Kepala Divisi → Direktur | Cuti besar, mutasi, dispensasi khusus |
Atasan Langsung vs Fungsional
- Atasan Langsung — jalur struktur organisasi (rantai komando)
- Atasan Fungsional — approver berdasarkan fungsi/role, bukan struktur (contoh: kepala HR menyetujui cuti di luar jalur struktural jika diperlukan)
Langkah: Buka HR > Hierarchy → Pilih level approval → Pilih approver → Tentukan atasan langsung & fungsional → Simpan.
3. Delegasi Approval
Fitur delegasi memungkinkan approver yang sedang cuti, izin, atau tidak dapat menyetujui pengajuan untuk melimpahkan wewenangnya ke pegawai lain. Atur di HR > Delegasi.
Membuat Delegasi
- Buka HR > Delegasi
- Klik Buat Delegasi Baru
- Pilih approver asal (delegator)
- Pilih pegawai penerima delegasi (delegate)
- Tentukan rentang tanggal delegasi
- Pilih jenis pengajuan yang didelegasikan (cuti, lembur, izin, dll.)
- Submit
Batas Waktu Delegasi
- Maksimal 7 hari per delegasi (dapat diperpanjang)
- Otomatis berakhir saat tanggal selesai tiba
- Bisa dicabut sewaktu-waktu oleh admin atau delegator
Tracking Delegasi
Di halaman HR > Delegasi, admin dapat melihat:
- Riwayat delegasi aktif & lampau
- Jumlah pengajuan yang diproses oleh delegate
- Status delegasi (aktif, berakhir, dicabut)
- Log aktivitas delegasi (siapa delegator, siapa delegate, kapan)
Penting: Delegasi hanya melimpahkan wewenang approval, bukan akses ke data sensitif seperti gaji atau data pribadi pegawai.
4. Eskalasi Otomatis
Jika approver tidak merespon pengajuan dalam batas waktu yang ditentukan, sistem akan menaikkan (eskalasi) pengajuan ke atasan di atasnya secara otomatis. Atur di HR > Pengaturan > Approval.
Aturan Eskalasi
| Level | Timeout | Tujuan Eskalasi |
|---|
| 1 Level | 1 × 24 jam | Kepala Divisi |
| 2 Level | 2 × 24 jam | Direktur |
| 3 Level | 3 × 24 jam | Direktur Utama / Pimpinan |
Notifikasi Eskalasi
- Approver mendapat notifikasi pengingat H-1 sebelum timeout
- Saat eskalasi terjadi, atasan di atasnya mendapat notifikasi langsung
- Pegawai pengaju juga mendapat notifikasi bahwa pengajuannya dieskalasi
Langkah: Buka HR > Pengaturan → Pilih tab Approval → Atur timeout per level → Simpan.
5. Kebijakan HR
Admin HR dapat membuat kebijakan tertulis, mempublikasikannya ke pegawai, dan melacak siapa saja yang sudah menyetujuinya. Atur di HR > Kebijakan.
Membuat Kebijakan Baru
- Buka HR > Kebijakan
- Klik Buat Kebijakan Baru
- Isi judul, deskripsi, dan lampiran (PDF/doc)
- Tentukan target (semua pegawai / OPD tertentu / jabatan tertentu)
- Publish
Tracking Persetujuan
- Setiap pegawai wajib membaca & menyetujui kebijakan
- Admin dapat melihat laporan persetujuan: siapa sudah setuju, siapa belum
- Notifikasi otomatis dikirim ke pegawai yang belum menyetujui
- Riwayat kebijakan tersimpan untuk audit
Langkah: Buka HR > Kebijakan → Buat Kebijakan Baru → Isi konten → Set target → Publish.
Navigasi Cepat
| Menu | Fungsi |
|---|
| HR > Pengaturan | Konfigurasi default cuti, lembur, approval, mode absensi |
| HR > Hierarchy | Setup level approval, atasan langsung & fungsional |
| HR > Delegasi | Delegasi wewenang approval, tracking, batas waktu |
| HR > Kebijakan | Buat, publish, dan tracking persetujuan kebijakan HR |