Tutorial Validasi, Approval & Monitoring Payroll
AbsensiKu | absensipro.com
Tujuan
Mengelola input variabel, validasi engine, dan approval multi-level untuk siklus payroll.
1. Input Variabel
Input variabel mencatat komponen gaji non-rutin yang berubah setiap periode: bonus, lembur, koreksi, dan penyesuaian lainnya.
Buka: Payroll → Inti → Input Variabel (/org/payroll/variable-input)
Jenis Input
| Tipe | Keterangan |
|---|
| Bonus | Bonus kinerja, insentif penjualan, THR |
| Overtime | Lembur — jam × tarif dari kebijakan |
| Correction | Koreksi gaji periode sebelumnya, rapel |
| Allowance | Tunjangan tidak tetap (transport, komunikasi) |
| Deduction Adj. | Penyesuaian potongan khusus |
| Adjustment | Penyesuaian umum lainnya |
| Other | Lain-lain |
Sumber Data
- Manual — input langsung oleh admin
- Import — dari file/data eksternal
- Integration — dari sistem lain via API
- System — generated otomatis oleh sistem
Cara Input
- Pilih periode payroll yang sedang berjalan
- Pilih pegawai (bisa multi-select)
- Pilih jenis komponen (bonus, overtime, correction, dll)
- Masukkan nominal dan catatan
- Klik Simpan
2. Validasi Engine
Validasi mengecek data sebelum run payroll: memastikan data pegawai, komponen, dan input variabel siap diproses.
Buka: Payroll → Inti → Validasi (/org/payroll/validation)
Status Validasi
| Status | Arti |
|---|
| Passed | Validasi lolos, siap lanjut |
| Warning | Ada anomali ringan, tidak menghalangi run |
| Failed | Ada error yang harus diperbaiki |
Metrik
- Issue Count — total masalah ditemukan
- Critical Count — masalah kritis yang wajib diperbaiki
Cara Validasi
- Buka Payroll → Inti → Validasi
- Pilih periode yang akan divalidasi
- Klik Jalankan Validasi
- Periksa hasil: jika Failed, perbaiki data lalu validasi ulang
3. Approval Payroll
Approval multi-level (HR → Finance → Executive) untuk memverifikasi data sebelum run payroll final.
Buka: Payroll → Inti → Approval (/org/payroll/approval)
Status Approval
| Status | Arti |
|---|
| Pending | Menunggu review |
| Approved | Disetujui oleh level terkait |
| Rejected | Ditolak — perlu perbaikan |
Tahapan Approval
- HR — memverifikasi data dan perhitungan
- Finance — memeriksa ketersediaan dana
- Executive — approval final
Setiap level bisa Approve atau Reject dengan menyertakan komentar.
| Dikembalikan |
Diminta revisi oleh approver |
HR perbaiki, lalu kirim ulang |
Langkah-langkah Approval
- Buka menu Payroll > Approval.
- Pilih periode payroll yang statusnya Menunggu Approval.
- Review ringkasan payroll:
- Total gaji bruto
- Total potongan (PPh 21, BPJS, pinjaman, dll)
- Total gaji bersih (take home pay)
- Jumlah pegawai
- Distribusi gender / departemen (jika diperlukan)
- Klik Lihat Detail untuk mengecek breakdown per pegawai.
- Jika data sesuai, klik tombol Setujui.
- Jika ada masalah, klik Tolak atau Kembalikan ke HR dan isi catatan revisi.
- Setelah semua level menyetujui, status berubah menjadi Disetujui.
Peringatan: Approval yang sudah diberikan tidak bisa dibatalkan secara otomatis. Jika setelah approve ditemukan kesalahan, hubungi administrator untuk membuka revisi darurat.
Tolak / Kembalikan & Revisi
- Kembalikan ke HR — payroll dikembalikan ke tahap Input Variabel / Validasi untuk perbaikan data.
- Tolak — seluruh proses payroll untuk periode tersebut dihentikan. HR harus memulai ulang dari awal.
- Setiap tindakan tolak/kembalikan wajib menyertakan alasan yang tercatat di audit log.
Pro Tip: Gunakan fitur Preview Slip Gaji sebelum approve untuk memastikan nominal sudah benar. Director bisa melihat preview slip seluruh pegawai sebelum memberikan approval final.
4. Run Engine Payroll
Run engine memproses perhitungan gaji berdasarkan data yang sudah divalidasi dan disetujui.
Buka: Payroll → Inti → Run Payroll (/org/payroll/runs)
Detail lengkap ada di Tutorial Run Payroll.
5. Sinkronisasi Payroll
Pantau status sinkronisasi data antara payroll dan sistem lain.
Buka: Payroll → Lanjutan → Sinkronisasi (/org/payroll/sync-monitoring)
- Pending Count — jumlah data yang menunggu sinkronisasi
- Last Sync — waktu sinkronisasi terakhir
- Reconcile Issues — masalah pencocokan data dengan severity
- Lifecycle Events — riwayat siklus sinkronisasi