Tutorial Approval & Manajemen Pengajuan

Tujuan

Panduan mengelola pengajuan pegawai: panel approval, filter, bulk approve, menolak dengan alasan, dan riwayat approval.

1. Panel Approval

1. Buka Org > Pengajuan > Daftar Pengajuan
2. Halaman menampilkan semua pengajuan yang masuk

Tampilan Utama:

• Tabel pengajuan — daftar semua permohonan
• Filter — kategori, status, OPD, tanggal
• Counter — jumlah menunggu / disetujui / ditolak
• Search — cari pegawai spesifik

2. Filter & Kategori

Filter untuk mempersempit tampilan:

Filter	Opsi
Kategori	Semua, Izin, Cuti, Lembur, WFH, Tugas Luar, Operasional Harian
Status	Menunggu, Disetujui, Ditolak
OPD	Filter per bagian organisasi
Tanggal	Rentang tanggal pengajuan

Tips:

• Gunakan filter Menunggu untuk fokus pada pengajuan yang perlu ditindaklanjuti
• Gunakan kategori spesifik saat peak season (mis: hanya lihat cuti di akhir tahun)

3. Menyetujui Pengajuan

Individual:

1. Klik pengajuan yang ingin direview
2. Panel detail muncul — lihat:

• Nama pegawai, OPD, jabatan
• Tanggal & durasi pengajuan
• Alasan
• Lampiran (jika ada)
• Sisa kuota cuti

1. Klik Setujui
2. Status berubah — pegawai mendapat notifikasi

Bulk Approval:

1. Centang beberapa pengajuan (checkbox di kiri)
2. Klik Setujui Terpilih
3. Konfirmasi

4. Menolak Pengajuan

1. Buka detail pengajuan
2. Klik Tolak
3. Wajib isi alasan penolakan — pegawai akan membaca ini
4. Klik Konfirmasi Penolakan

Tips Menulis Alasan Penolakan:

• Singkat & jelas
• Contoh baik: "Kuota cuti tahunan sudah habis. Silakan ajukan cuti tanpa gaji."
• Contoh buruk: "Tidak bisa"

5. Melihat Riwayat Approval

1. Buka Pengajuan > Riwayat Disetujui
2. Filter untuk melihat data historis
3. Klik nama pegawai untuk detail

Informasi yang tersedia:

• Siapa yang menyetujui
• Tanggal & jam approval
• Status akhir (disetujui/ditolak)
• Alasan penolakan (jika ditolak)

6. Pengaturan Kebijakan Approval

Admin bisa mengatur kebijakan per kategori pengajuan:

1. Buka Pengaturan > Kebijakan Izin
2. Pilih kategori (Izin, Cuti, Lembur, dll)
3. Atur:

Pengaturan	Keterangan
Enable/Disable	Aktifkan/nonaktifkan jenis pengajuan
Kuota Maksimal	Batas maksimal per tahun (untuk cuti)
Approval Bertingkat	Siapa yang bisa menyetujui
Lampiran Wajib	Wajib upload surat dokter/dokumen
Minimal Hari Sebelumnya	Ajukan H-3 sebelum cuti

1. Simpan

7. Notifikasi Approval

Sistem mengirim notifikasi otomatis:

Penerima	Trigger	Kanal
Pegawai	Pengajuan disetujui / ditolak	In-app + Email
Admin	Pengajuan baru masuk	In-app
Admin	Approval bertingkat (escalation)	In-app

8. Contoh Kasus

Kasus 1: Peak Season Cuti Akhir Tahun

1. Buka Pengajuan > Daftar Pengajuan
2. Filter: Kategori = Cuti, Status = Menunggu
3. Muncul 23 pengajuan
4. Centang 10 pengajuan dengan kuota cukup → Setujui Terpilih
5. 2 pengajuan kuota habis → Tolak dengan alasan
6. Sisanya → review satu per satu

Kasus 2: Izin Mendadak Hari Ini

1. Buka halaman approval
2. Notifikasi: pengajuan izin baru dari Budi
3. Klik → alasan: "Anak sakit mendadak"
4. Setujui
5. Status absensi Budi berubah menjadi Izin

Kasus 3: Lembur Proyek

1. Pegawai ajukan lembur 16:00–19:00
2. Admin cek → sesuai dengan kebutuhan proyek
3. Setujui
4. Pegawai bisa check-out di 19:00 tanpa status Pulang Cepat

FAQ Approval

Q: Kenapa pengajuan tidak muncul di daftar?

Cek filter — mungkin terfilter OPD/kategori yang berbeda.

Q: Bisakah membatalkan approval yang sudah disetujui?

Tidak langsung. Hubungi super admin atau gunakan koreksi absensi.

Q: Siapa yang bisa menyetujui?

Admin organisasi dan admin OPD (sesuai hierarki approval).

Q: Berapa lama pengajuan tersimpan di sistem?

Semua pengajuan disimpan permanen untuk audit. Gunakan filter tanggal untuk mencari data lama.

Langkah Selanjutnya

• Tutorial Pengajuan Izin & Cuti
• Tutorial WFH & Tugas Luar
• Tutorial Absensi Harian Pegawai