Tutorial Pengajuan Izin & Cuti

Tujuan

Panduan lengkap membuat pengajuan izin, cuti, lembur, WFH, dan tugas luar dari sisi pegawai, serta proses approval dari sisi admin.

1. Jenis Pengajuan yang Tersedia

Pengajuan	Deskripsi	Contoh Penggunaan
Izin	Tidak masuk karena alasan pribadi	Keperluan keluarga, sakit ringan
Cuti Tahunan	Cuti yang dijadwalkan	Liburan, istirahat panjang
Cuti Sakit	Sakit dengan/tanpa surat dokter	Rawat jalan, opname
Cuti Melahirkan	Cuti kelahiran	3 bulan sebelum & sesudah
Cuti Alasan Penting	Keperluan mendesak	Menikah, keluarga meninggal
Lembur	Bekerja di luar jam kerja	Proyek mendesak, deadline
WFH	Bekerja dari rumah	Fleksibilitas lokasi kerja
Tugas Luar	Dinas ke luar kantor	Rapat di instansi lain, kunjungan lapangan
Izin Terlambat	Datang terlambat dengan alasan	Macet, urusan pagi
Izin Pulang Cepat	Pulang lebih awal	Keperluan sore
Masuk Hari Libur	Kerja di hari libur/weekend	Layanan 24 jam, event
Koreksi Absensi	Perbaikan data absensi	Lupa check-out, salah jam

2. Membuat Pengajuan (Pegawai)

Langkah Umum:

1. Buka Dashboard Pegawai > tab Pengajuan
2. Pilih kategori pengajuan dari sub-tab:

• Izin & Cuti — Izin, Cuti Tahunan, Cuti Sakit, dll
• Lembur — Lembur
• WFH & Tugas Luar — Bekerja dari rumah atau dinas luar
• Operasional Harian — Izin Terlambat, Pulang Cepat, Koreksi, Hari Libur

1. Klik tombol Ajukan
2. Isi form:

• Tanggal — kapan pengajuan berlaku
• Durasi — untuk cuti multi-hari
• Alasan — jelas & spesifik
• Lampiran (opsional) — surat dokter, undangan, dll

1. Klik Kirim

Tips:

• Cek sisa kuota cuti sebelum mengajukan (terlihat di form)
• Untuk cuti tahunan, ajukan minimal 3 hari sebelumnya
• Untuk izin mendadak, bisa diajukan hari yang sama

3. Melacak Status Pengajuan

1. Buka Dashboard > tab Pengajuan
2. Lihat daftar pengajuan dengan status:

Status	Arti
Menunggu	Sedang direview admin
Disetujui	Diterima oleh admin
Ditolak	Ditolak — lihat alasan penolakan
Dibatalkan	Dibatalkan oleh pegawai

1. Klik pengajuan untuk detail & alur approval

4. Membatalkan Pengajuan

1. Buka tab Pengajuan
2. Cari pengajuan berstatus Menunggu
3. Klik > pilih Batalkan
4. Konfirmasi pembatalan

⚠️ Pengajuan yang sudah Disetujui atau Ditolak tidak bisa dibatalkan. Hubungi admin jika ada kekeliruan.

5. Proses Approval (Admin Organisasi)

Melihat Daftar Pengajuan:

1. Buka Org > Pengajuan > Daftar Pengajuan
2. Filter berdasarkan:

• Kategori (semua / izin / cuti / lembur / WFH)
• Status (menunggu / disetujui / ditolak)
• OPD / unit kerja
• Tanggal

1. Klik nama pegawai untuk detail

Menyetujui / Menolak:

1. Klik pengajuan yang ingin direview
2. Periksa detail: pegawai, tanggal, alasan, lampiran
3. Klik Setujui atau Tolak
4. Jika menolak: isi alasan penolakan
5. Konfirmasi

Fitur Bulk Approval:

• Centang beberapa pengajuan sekaligus
• Klik Setujui Terpilih

6. Melihat Riwayat Approval

1. Buka Org > Pengajuan > Riwayat Disetujui
2. Filter berdasarkan kategori & tanggal
3. Export ke PDF/Excel jika diperlukan

7. Pengaturan Kebijakan (Admin)

Admin bisa mengatur kebijakan pengajuan:

1. Buka Org > Pengaturan > Kebijakan Izin
2. Atur per kategori:

• Enable/Disable — aktifkan jenis pengajuan tertentu
• Batas maksimal — mis: maks 12 hari cuti/tahun
• Syarat approval — siapa yang bisa menyetujui
• Lampiran wajib — surat dokter, dll

8. Contoh Kasus

Kasus 1: Izin Sakit Mendadak

1. Pegawai buka Pengajuan > Izin & Cuti > Izin
2. Pilih tanggal hari ini
3. Alasan: "Sakit demam, butuh istirahat"
4. Upload foto surat dokter (jika ada)
5. Admin melihat pengajuan → Setujui
6. Status absensi pegawai berubah menjadi Izin

Kasus 2: Cuti Tahunan 3 Hari

1. Pegawai buka Pengajuan > Izin & Cuti > Cuti Tahunan
2. Pilih rentang tanggal (mis: 20-22 Juni)
3. Alasan: "Liburan keluarga"
4. Cek sisa kuota: 12 hari tersisa (cukup)
5. Admin review → Setujui
6. Pegawai tidak perlu check-in selama 3 hari tersebut

Kasus 3: Lembur 2 Jam

1. Pegawai buka Pengajuan > Lembur
2. Pilih tanggal, jam mulai 16:00, jam selesai 18:00
3. Alasan: "Selesaikan laporan bulanan"
4. Admin setujui
5. Pegawai check-out di 18:00 (bukan 16:00)

FAQ Pengajuan

Q: Kenapa tombol Ajukan tidak aktif?

Kemungkinan: jenis pengajuan dimatikan admin, kuota habis, atau hari ini libur.

Q: Berapa lama approval biasanya?

Tergantung admin — umumnya 1-24 jam. Ada notifikasi realtime saat status berubah.

Q: Bisakah mengajukan cuti untuk tanggal yang sudah lewat?

Tidak — pengajuan harus untuk tanggal mendatang atau hari ini.

Q: Apa yang terjadi jika pengajuan ditolak?

Status absensi Anda akan mengikuti kondisi aktual (tanpa keterangan jika tidak check-in).

Langkah Selanjutnya

• Tutorial Absensi Harian Pegawai
• Tutorial Manajemen Data Pegawai