Tutorial Laporan & Analitik HR

Tujuan

Panduan melihat, menyusun, dan mengekspor laporan HR serta menganalisis data kepegawaian, absensi, cuti, dan kinerja pegawai.

1. Dashboard HR

Dashboard HR menampilkan ringkasan metrik penting untuk memantau kondisi organisasi secara real-time.

1. Buka HR > Dashboard
2. Lihat ringkasan metrik utama:

• Total Pegawai — jumlah seluruh pegawai aktif
• Absensi Hari Ini — pegawai hadir, izin, sakit, dan alfa
• Cuti Aktif — pegawai yang sedang menjalani cuti
• Pegawai Baru — pegawai yang bergabung bulan ini
• Mutasi Terbaru — mutasi/promosi yang baru terjadi

Grafik ringkasan bulanan tersedia di bagian bawah dashboard untuk melihat tren kehadiran dan cuti.

2. Laporan Pegawai

Laporan ini menyajikan data master pegawai lengkap dengan berbagai filter dan opsi ekspor.

1. Buka HR > Laporan > Pegawai
2. Terapkan filter sesuai kebutuhan:

• Status (aktif / nonaktif / semua)
• Unit Kerja / OPD
• Jabatan / Golongan
• Tanggal bergabung

1. Klik Cari untuk menampilkan data
2. Klik Ekspor Excel atau Ekspor PDF untuk mengunduh laporan

Demografi Pegawai

1. Buka HR > Analytics > Demografi
2. Lihat distribusi pegawai berdasarkan:

• Usia — grafik kelompok usia (20-30, 31-40, 41-50, 50+)
• Gender — proporsi pegawai laki-laki dan perempuan
• Pendidikan — tingkat pendidikan terakhir (SMA, D3, S1, S2, S3)
• Masa Kerja — distribusi lama pengabdian

Data demografi dapat difilter per OPD dan diekspor dalam format grafik atau tabel.

3. Laporan Absensi HR

Rekap kehadiran pegawai per periode dengan analisis pola kehadiran dan keterlambatan.

1. Buka HR > Laporan > Absensi
2. Pilih periode (bulan/tahun atau rentang tanggal kustom)
3. Pilih OPD atau pegawai tertentu (opsional)
4. Klik Generate

Informasi yang Ditampilkan

• Rekap Harian — status kehadiran per pegawai per hari (Hadir, Izin, Sakit, Cuti, Alfa, Terlambat)
• Tingkat Kehadiran — persentase kehadiran per pegawai dan rata-rata organisasi
• Pola Keterlambatan — jumlah dan durasi keterlambatan per pegawai, jam-jam rawan terlambat
• Rekap Lembur — total jam lembur per pegawai dalam periode

1. Klik Ekspor untuk mengunduh dalam format Excel, CSV, atau PDF

4. Laporan Cuti & Izin

Pantau penggunaan cuti dan izin pegawai, sisa kuota, serta tren pengajuan cuti.

1. Buka HR > Laporan > Cuti
2. Pilih periode laporan
3. Filter berdasarkan jenis cuti (tahunan, besar, sakit, melahirkan, dll.)
4. Klik Tampilkan

Informasi yang Ditampilkan

• Penggunaan Cuti per Pegawai — jumlah hari cuti yang digunakan dalam periode
• Sisa Kuota Cuti — sisa hak cuti masing-masing pegawai
• Tren Cuti — grafik pengajuan cuti per bulan, cuti terbanyak per OPD
• Cuti Menunggak — pegawai dengan sisa cuti tahun lalu yang belum diambil

1. Klik Ekspor untuk mengunduh rekap cuti

Kalender Cuti

1. Buka HR > Kalender Cuti
2. Lihat visualisasi kalender siapa saja yang sedang cuti pada suatu tanggal
3. Filter per OPD untuk melihat cuti dalam unit kerja tertentu

5. Laporan Kinerja

Laporan hasil evaluasi kinerja pegawai berdasarkan KPI, goals, dan review 360 derajat.

1. Buka HR > Laporan > Kinerja
2. Pilih periode penilaian
3. Pilih OPD atau pegawai tertentu (opsional)
4. Klik Generate Laporan

Informasi yang Ditampilkan

• Skor KPI — nilai per KPI dan skor total setiap pegawai
• Pencapaian Goals — persentase pencapaian target/OKR
• Review 360 — hasil penilaian dari atasan, rekan, dan bawahan
• Peringkat — urutan pegawai berdasarkan skor total (per OPD atau organisasi)
• Rekomendasi — saran sistem (promosi, training, perbaikan kinerja)

1. Klik Ekspor untuk mengunduh laporan kinerja

6. Analitik HR

Fitur analitik menyediakan grafik tren, prediksi, dan wawasan data untuk pengambilan keputusan strategis.

Grafik Tren

1. Buka HR > Analytics
2. Pilih jenis analitik yang ingin dilihat:

• Turnover Pegawai — grafik keluar-masuk pegawai per bulan/tahun, tingkat turnover
• Rekrutmen — jumlah rekrutmen per periode, sumber kandidat, waktu pengisian posisi
• Training & Pengembangan — partisipasi training, jam pelatihan per pegawai, efektivitas
• Kehadiran — tren kehadiran bulanan, perbandingan antar OPD

1. Atur rentang waktu (3 bulan, 6 bulan, 1 tahun, kustom)
2. Klik Terapkan untuk memperbarui grafik

Prediksi

1. Buka HR > Analytics > Prediksi
2. Pilih metrik yang akan diprediksi (misal: tingkat turnover 3 bulan ke depan, proyeksi kebutuhan pegawai)
3. Sistem menampilkan estimasi berdasarkan data historis
4. Gunakan informasi ini untuk perencanaan SDM strategis

Ekspor Data Analitik

1. Pada halaman grafik, klik Ekspor Data
2. Pilih format: Excel (.xlsx), CSV, atau JSON
3. Data mentah di balik grafik akan diunduh untuk analisis lanjutan

7. Notifikasi HR

Atur notifikasi otomatis agar HR mendapat peringatan proaktif untuk berbagai kejadian penting.

1. Buka HR > Pengaturan > Notifikasi
2. Aktifkan notifikasi yang diinginkan:

• Dokumen Kadaluarsa — peringatan saat dokumen pegawai (KTP, NPWP, kontrak) akan kadaluarsa
• Cuti Mendekati Batas — notifikasi jika pegawai mendekati batas maksimal cuti tahunan
• Pengajuan Cuti Baru — pemberitahuan saat ada pengajuan cuti yang perlu disetujui
• Keterlambatan Berulang — alert untuk pegawai yang terlambat lebih dari 3 kali dalam sebulan
• Masa Kontrol Berakhir — pengingat perpanjangan kontrak pegawai
• Target KPI Mendekati Deadline — notifikasi periode penilaian kinerja akan berakhir

Saluran Notifikasi

• Email — notifikasi dikirim ke alamat email HR
• In-App — notifikasi muncul di dalam aplikasi pada menu lonceng
• WhatsApp (opsional) — notifikasi melalui WhatsApp jika terintegrasi

Langkah Selanjutnya

• Tutorial Laporan Absensi
• Tutorial Laporan Payroll
• Tutorial Kinerja & KPI HR