Tutorial Manajemen Data Pegawai

Tujuan

Panduan mengelola data pegawai: menambah, mengimpor massal, mengundang, mengedit, menonaktifkan, dan memindahkan pegawai.

1. Melihat Daftar Pegawai

1. Buka Org > Data Pegawai > Pegawai Aktif
2. Tabel menampilkan:

• Nama, NIP/NIK, Email, No. HP
• OPD / unit kerja
• Jabatan & golongan
• Status (aktif / nonaktif)
• Tanggal bergabung

1. Filter: berdasarkan OPD, unit kerja, jabatan, atau pencarian nama
2. Urutkan: klik header kolom

2. Menambah Pegawai Satu per Satu

1. Buka Data Pegawai > Pegawai Aktif
2. Klik Tambah Pegawai
3. Isi form:

• Nama Lengkap — wajib
• NIP / NIK — opsional, untuk instansi pemerintah
• Email — untuk login & undangan
• Nomor HP — untuk WhatsApp & notifikasi
• OPD — pilih dari dropdown
• Unit Kerja — sub-unit dalam OPD
• Jabatan — pilih dari dropdown
• Golongan — opsional
• Tanggal Masuk — default hari ini
• Lokasi Kerja — pilih lokasi

1. Klik Simpan
2. Pegawai muncul di daftar — status: Belum Diundang

3. Impor Massal (CSV/Excel)

Cocok untuk migrasi dari sistem lama atau tambah banyak pegawai sekaligus.

Langkah:

1. Buka Data Pegawai > Impor Pegawai
2. Klik Unduh Template (format CSV atau Excel)
3. Buka template & isi data pegawai:

Nama	NIP	Email	HP	OPD	Unit Kerja	Jabatan	Golongan	Tgl Masuk
Budi Santoso	198501...	budi@email.com	081234567	Dinas A	Sub Bag B	Staff	III/a	2026-01-01

1. Simpan file & upload ke sistem
2. Sistem memvalidasi:

• ✅ Baris valid — akan diimpor
• ⚠️ Baris dengan warning — periksa data
• ❌ Baris error — perbaiki & upload ulang

1. Klik Impor Data Valid

Tips Impor:

• Maksimal 500 baris per file (untuk performa optimal)
• Gunakan format tanggal YYYY-MM-DD
• Nama OPD/unit/jabatan harus persis sama dengan yang sudah terdaftar

4. Mengundang Pegawai

Pegawai perlu diundang agar bisa login & menggunakan aplikasi.

Undangan Individual:

1. Buka Org > Undangan Pegawai
2. Cari pegawai (berdasarkan nama/email)
3. Klik Kirim Undangan
4. Pilih kanal: Email atau WhatsApp
5. Pegawai menerima link undangan

Undangan Massal:

1. Centang beberapa pegawai
2. Klik Kirim Undangan ke Terpilih

Status Undangan:

Status	Arti
Pending	Undangan terkirim, belum direspons
Verified	Pegawai sudah klik link & isi password
Expired	Undangan kedaluwarsa (7 hari), kirim ulang

Setelah Diundang:

1. Pegawai mengklik link undangan
2. Mengisi password
3. Akun langsung aktif
4. Pegawai bisa login & mulai absensi

5. Mengedit Data Pegawai

1. Di daftar pegawai, klik nama pegawai
2. Klik Edit
3. Ubah data yang diperlukan
4. Klik Simpan

Data yang bisa diedit:

• Nama, email, nomor HP
• OPD, unit kerja, jabatan, golongan
• Lokasi kerja
• Status aktif/nonaktif

⚠️ NIP/NIK tidak bisa diubah setelah disimpan (untuk integritas data).

6. Menonaktifkan Pegawai

Saat pegawai keluar/resign/pensiun:

1. Buka detail pegawai
2. Klik Nonaktifkan
3. Isi alasan & tanggal efektif
4. Konfirmasi

Dampak Nonaktif:

• Pegawai tidak bisa login
• Data absensi historis tetap tersimpan
• Billing menyesuaikan di periode berikutnya
• Pegawai pindah ke daftar Pegawai Nonaktif

Mengaktifkan Kembali:

1. Buka Data Pegawai > Pegawai Nonaktif
2. Cari pegawai
3. Klik Aktifkan Kembali

7. Mutasi Pegawai

Memindahkan pegawai antar OPD/unit kerja:

1. Buka Data Pegawai > Mutasi
2. Klik Ajukan Mutasi
3. Pilih pegawai
4. Isi:

• OPD/unit tujuan
• Jabatan baru (opsional)
• Tanggal efektif
• Alasan mutasi

1. Submit — admin OPD tujuan akan menerima notifikasi

8. Ekspor Data

1. Buka daftar pegawai
2. Klik Ekspor
3. Pilih format: Excel atau CSV
4. Pilih kolom yang ingin diekspor
5. Klik Unduh

9. Pengaturan Tambahan

Fitur	Lokasi	Fungsi
Kategori Pegawai	Master Data > Kategori	PNS, Honorer, Kontrak, dll
Golongan	Master Data > Golongan	I/a, II/b, III/c, dll
Jabatan	Master Data > Jabatan	Daftar jabatan global

FAQ Manajemen Data Pegawai

Q: Berapa maksimal pegawai yang bisa diimpor?

Tidak ada batasan sistem, tapi disarankan 500 per file untuk performa.

Q: Kenapa undangan tidak terkirim?

Cek email/WhatsApp pegawai sudah benar. Cek juga pengaturan gateway email di Pengaturan > Email.

Q: Bisakah menghapus pegawai secara permanen?

Untuk menjaga integritas data absensi, pegawai hanya bisa dinonaktifkan, tidak dihapus permanen.

Q: Bagaimana cara reset password pegawai?

Buka detail pegawai > klik Reset Password — link reset akan dikirim ke email pegawai.

Langkah Selanjutnya

• Tutorial Onboarding Organisasi
• Tutorial Absensi Harian Pegawai