Tutorial Onboarding Organisasi
AbsensiKu | absensipro.com
Tujuan
Panduan langkah demi langkah untuk admin organisasi baru menyiapkan akun AbsensiKu dari nol sampai siap operasional.
1. Daftar Akun Organisasi
- Buka
https://absensipro.com - Klik tombol Daftar Gratis (atau buka
/auth?mode=register) - Isi form pendaftaran:
- Nama Organisasi — nama instansi/perusahaan
- Email Admin — email aktif untuk verifikasi
- Nomor WhatsApp — untuk komunikasi
- Password — minimal 8 karakter
- Centang persetujuan & selesaikan captcha
- Klik Daftar
- Cek email untuk verifikasi — klik link konfirmasi
Setelah verifikasi, Anda otomatis masuk sebagai Admin Organisasi.
2. Wizard Onboarding Awal
Saat login pertama, wizard onboarding akan memandu Setup dasar:
Langkah 1: Data Dasar Organisasi
- Nama organisasi
- Jenis instansi (Pemerintah / Swasta / Sekolah / Rumah Sakit / Custom)
- Alamat & nomor telepon
- Upload logo (opsional)
Langkah 2: Struktur OPD / Unit Kerja
- Tambahkan OPD (Organisasi Perangkat Daerah untuk pemerintah, atau Organisasi Perangkat Digital untuk swasta/umum)
- Contoh: Dinas Pendidikan, Bagian Keuangan, Sekretariat
- Bisa ditambah/edit nanti di
Master Data > OPD
Langkah 3: Jabatan
- Tambahkan jabatan umum (Kepala Dinas, Staff, Operator, dll)
- Jabatan bersifat global lintas OPD
- Bisa ditambah/edit di
Master Data > Jabatan
Langkah 4: Jam Kerja Default
- Pilih hari kerja (default Senin–Jumat)
- Atur jam masuk & jam pulang (contoh: 08:00–16:00)
- Toleransi keterlambatan (bawaan: 0 menit)
- Penting: ini jadi acuan untuk semua pegawai reguler
Langkah 5: Batas Absen
- Batas maksimal terlambat per bulan
- Batas maksimal pulang cepat
- Kebijakan sanksi (opsional)
3. Setup Lokasi Kerja
- Buka Org > Master Data > Lokasi Kerja
- Klik Tambah Lokasi
- Isi:
- Nama lokasi (mis: "Kantor Pusat")
- Alamat lengkap
- Koordinat GPS (latitude/longitude) — klik peta atau ketik manual
- Radius toleransi (meter) — mis: 50m untuk kantor, 500m untuk lapangan
- Klik Simpan
⚠️ Setiap lokasi kerja harus punya koordinat yang akurat agar absensi GPS berfungsi.
4. Impor Data Pegawai
- Buka Org > Master Data > Impor Pegawai
- Unduh template CSV/Excel
- Isi data pegawai sesuai kolom template:
- Nama lengkap
- NIP/NIK (opsional)
- Email
- Nomor HP (untuk WhatsApp/undangan)
- OPD/unit kerja
- Jabatan
- Golongan (opsional)
- Upload file yang sudah diisi
- Sistem akan validasi — periksa error & perbaiki
- Klik Impor
Alternatif: Tambah pegawai satu per satu via Data Pegawai > Tambah Pegawai.
5. Undang Pegawai
Setelah data pegawai masuk:
- Buka Org > Undangan Pegawai
- Pilih pegawai (individu atau massal)
- Klik Kirim Undangan
- Pegawai akan menerima link undangan via WhatsApp/email
- Pegawai mengklik link → isi password → akun aktif
6. Verifikasi Siap Operasional
Sebelum go-live, pastikan checklist berikut:
| Item | Status |
|---|
| ✅ Akun organisasi terverifikasi |
| ✅ Data OPD/unit kerja lengkap |
| ✅ Jabatan sudah diisi |
| ✅ Jam Kerja Default sudah diatur |
| ✅ Batas absen sudah diset |
| ✅ Minimal 1 lokasi kerja dengan koordinat GPS |
| ✅ Data pegawai sudah diimpor/diisi |
| ✅ Undangan sudah dikirim ke pegawai |
| ✅ Paket langganan aktif (cek di Billing) |
7. Pengaturan Tambahan (Opsional)
| Pengaturan | Lokasi | Fungsi |
|---|
| Hari Libur | Jadwal Kerja > Hari Libur | Tambah hari libur nasional/lokal |
| Izin & Cuti | Pengaturan > Kebijakan Izin | Aktifkan jenis pengajuan yang diperlukan |
| Keamanan | Pengaturan > Keamanan | Atur device binding, anti fake GPS |
FAQ Onboarding
Q: Bisakah mengubah jam kerja setelah onboarding?
Ya, buka Jadwal Kerja > Jam Kerja untuk edit kapan saja.
Q: Bagaimana jika jumlah pegawai berubah?
Tambah/edit pegawai via Data Pegawai. Billing akan menyesuaikan di periode berikutnya.
Q: Apakah wizard onboarding bisa dilewati?
Ya, Anda bisa klik "Nanti Saja" dan setup manual lewat menu Master Data.
Q: Butuh bantuan saat onboarding?
Hubungi tim support via WhatsApp di widget pojok kanan bawah.