Tutorial Data Keluarga, Riwayat & Sertifikasi Pegawai
AbsensiKu | absensipro.com
Tujuan
Panduan mengelola data keluarga, riwayat jabatan, sertifikasi, skill matrix, dan momen pegawai secara lengkap di modul HR.
1. Data Keluarga
Kelola data keluarga pegawai sebagai referensi tunjangan, darurat, dan dokumen kependudukan.
Pasangan & Anak
- Buka HR > Karyawan > [Nama Pegawai]
- Pilih tab Data Keluarga
- Klik Tambah Anggota Keluarga
- Pilih hubungan: Pasangan / Anak / Orang Tua
- Isi data:
- Nama lengkap
- Tempat & tanggal lahir
- Pekerjaan
- Status tanggungan (ya/tidak)
- Nomor KTP/KIA (jika ada)
Langkah: Setelah mengisi, upload dokumen pendukung (KTP pasangan, akta nikah, akta kelahiran anak, KK) lalu klik Simpan.
Orang Tua
- Buka HR > Data Keluarga
- Pilih tab Orang Tua
- Klik Tambah lalu pilih Ayah atau Ibu
- Isi nama, pekerjaan, dan alamat
- Upload dokumen pendukung jika tersedia
- Klik Simpan
Dokumen Pendukung
Setiap anggota keluarga bisa dilampiri dokumen (format PDF/JPG, maks 5MB):
- Pasangan: Akta Nikah, KTP Pasangan
- Anak: Akta Kelahiran, Kartu Keluarga
- Orang Tua: KTP Orang Tua (jika diperlukan)
Dokumen yang sudah diupload dapat dilihat dan diunduh kapan saja oleh pegawai dan admin HR.
2. Riwayat Jabatan
Catat setiap perubahan jabatan pegawai selama masa kerja — mutasi, promosi, rotasi, dan demosi.
Menambahkan Riwayat Jabatan
- Buka HR > Karyawan > [Nama Pegawai]
- Pilih tab Riwayat Jabatan
- Klik Tambah Riwayat
- Isi data:
- Jabatan baru
- Unit kerja / bagian
- Tanggal berlaku (SK)
- Jenis perubahan: Mutasi / Promosi / Rotasi / Demosi
- Nomor & tanggal SK
- Keterangan (opsional)
Langkah: Upload file SK dalam format PDF, lalu klik Simpan. Riwayat akan muncul dalam timeline kronologis.
Timeline Riwayat
Semua riwayat jabatan ditampilkan dalam bentuk timeline urut berdasarkan tanggal berlaku:
- Riwayat terbaru muncul di paling atas
- Jabatan saat ini ditandai badge Aktif
- Riwayat lama tetap bisa dilihat dan diunduh SK-nya
3. Sertifikasi
Kelola sertifikat dan lisensi pegawai dengan tracking masa berlaku dan notifikasi expired.
Input Sertifikat
- Buka HR > Sertifikasi
- Klik Tambah Sertifikat
- Pilih pegawai
- Isi data:
- Nama sertifikat / lisensi
- Penerbit (instansi/lembaga)
- Nomor sertifikat
- Tanggal terbit
- Tanggal berlaku (jika ada masa berlaku)
- Kategori: Profesi / Kompetensi / Pelatihan / Lainnya
Langkah: Upload file sertifikat (PDF/JPG, maks 5MB) lalu klik Simpan.
Tracking Masa Berlaku
| Status | Keterangan |
|---|
| Berlaku | Masa berlaku masih panjang (> 60 hari) |
| Akan Kadaluarsa | Kurang dari 60 hari — notifikasi otomatis ke pegawai & admin |
| Kadaluarsa | Sudah lewat masa berlaku — perlu perpanjangan atau upload ulang |
Notifikasi Expired
- Sistem mengirim notifikasi 30 hari dan 7 hari sebelum kadaluarsa
- Notifikasi muncul di dashboard HR dan dashboard pegawai
- Pegawai bisa langsung perbarui sertifikat dari notifikasi
4. Skill Matrix
Mapping kompetensi pegawai untuk membantu perencanaan pengembangan karier dan penempatan.
Menambahkan Skill
- Buka HR > Karyawan > [Nama Pegawai]
- Pilih tab Skill Matrix
- Klik Tambah Skill
- Pilih atau ketik nama skill (misal: JavaScript, Manajemen Proyek, Negosiasi)
- Tentukan tingkat kemampuan:
| Tingkat | Keterangan |
|---|
| Basic | Memahami konsep dasar, butuh bimbingan |
| Intermediate | Bisa mengerjakan tugas rutin mandiri |
| Advanced | Menguasai secara mendalam, bisa menjadi mentor |
Langkah: Setelah memilih tingkat, klik Simpan. Skill muncul di matriks kompetensi pegawai.
Fitur Skill Matrix
- Filter pegawai berdasarkan skill tertentu
- Lihat gap kemampuan dalam satu tim/departemen
- Ekspor matriks ke PDF/Excel untuk kebutuhan laporan
- Admin HR bisa menambahkan skill dari halaman HR > Master Skill
5. Momen Pegawai
Catat event penting dalam perjalanan karier pegawai untuk dokumentasi history dan kebijakan internal.
Jenis Momen
| Momen | Deskripsi |
|---|
| Pernikahan | Pencatatan tanggal nikah, pasangan, perubahan status keluarga |
| Kelahiran Anak | Tanggal lahir anak, nama, hak cuti melahirkan |
| Pensiun | Tanggal pensiun, jenis pensiun, dokumen pendukung |
| Penghargaan | Penghargaan/satya lencana, piagam, sertifikat prestasi |
| Tugas Belajar | Izin belajar, beasiswa, cuti belajar |
| Lainnya | Event lain yang perlu dicatat (mutasi luar daerah, dll.) |
Menambahkan Momen
- Buka HR > Karyawan > [Nama Pegawai]
- Pilih tab Momen Pegawai
- Klik Tambah Momen
- Pilih jenis momen
- Isi tanggal, keterangan, dan upload dokumen pendukung (jika ada)
- Klik Simpan
Momen pegawai bersifat informatif dan bisa digunakan sebagai dasar pengajuan tunjangan, cuti khusus, atau update data kependudukan.
Integrasi dengan Data Lain
- Momen Pernikahan & Kelahiran otomatis memperbarui opsi tunjangan keluarga
- Momen Pensiun memicu alur offboarding pegawai
- Semua momen muncul di timeline pegawai pada profil