Tutorial Employee Self Service (ESS) Portal (HR)
AbsensiKu | absensipro.com
Tujuan
Panduan lengkap menggunakan Employee Self Service (ESS) Portal HR: kelola profil pribadi, dokumen, pengajuan, absensi, dan pengaturan akun secara mandiri tanpa harus melalui admin HR.
1. Akses ESS Portal
ESS Portal adalah halaman khusus pegawai untuk mengelola data kepegawaian secara mandiri.
Cara akses:
- Login ke akun AbsensiKu seperti biasa
- Dari dashboard utama, buka HR > ESS > Portal
- Atau klik tombol ESS Portal di dashboard pegawai
Catatan: ESS Portal berbeda dengan dashboard pegawai biasa. Dashboard menampilkan ringkasan kehadiran hari ini, sedangkan ESS Portal menyediakan akses penuh ke data kepegawaian Anda.
Tampilan awal ESS Portal terdiri dari menu navigasi kiri dan area konten utama:
- Profil — data pribadi dan kontak
- Dokumen — unggah dan verifikasi dokumen
- Pengajuan — izin, cuti, lembur, WFH
- Absensi — riwayat dan rekap kehadiran
- Pengaturan — notifikasi, preferensi, keamanan akun
2. Profil ESS
Kelola data pribadi Anda secara mandiri.
Data yang bisa diubah:
| Data | Keterangan |
|---|
| Nama lengkap | Update jika ada perubahan nama resmi |
| Tempat & tanggal lahir | Sesuai dokumen resmi |
| Jenis kelamin | Laki-laki / Perempuan |
| Agama | Sesuai KTP |
| Status pernikahan | Menikah / Belum / Cerai |
| Alamat domisili | Alamat tempat tinggal saat ini |
| Nomor telepon | Nomor HP aktif |
| Email pribadi | Email non-kantor untuk kontak darurat |
Foto profil:
- Klik foto profil saat ini
- Pilih file foto (format JPG/PNG, maks 2 MB)
- Potong/crop jika perlu
- Klik Simpan
Kontak darurat:
- Di halaman Profil, gulir ke bagian Kontak Darurat
- Klik Tambah atau Edit
- Isi: nama, hubungan, nomor telepon, alamat
- Klik Simpan
Akun Bank:
- Di halaman Profil, buka tab Akun Bank
- Klik Tambah Rekening
- Isi: nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening
- Klik Simpan
Perhatian: Data yang memerlukan verifikasi HR (seperti nama resmi) akan masuk ke antrian persetujuan setelah disimpan.
3. Dokumen ESS
Unggah dan kelola dokumen pribadi untuk keperluan verifikasi data kepegawaian.
Jenis dokumen yang didukung:
- KTP — Kartu Tanda Penduduk
- KK — Kartu Keluarga
- Ijazah — Ijazah pendidikan terakhir
- NPWP — Nomor Pokok Wajib Pajak
- Sertifikat — Sertifikat pelatihan/pendidikan
- Dokumen lain — Surat keterangan, SK, dll.
Cara unggah dokumen:
- Buka menu Dokumen di ESS Portal
- Klik Unggah Dokumen
- Pilih Jenis Dokumen dari daftar
- Klik area unggah atau tarik file ke area tersebut
- File akan otomatis terunggah
- Klik Simpan untuk mencatat dokumen
Status verifikasi dokumen:
| Status | Arti |
|---|
| Menunggu | Dokumen baru diunggah, menunggu verifikasi HR |
| Terverifikasi | Dokumen sudah diperiksa dan disetujui HR |
| Ditolak | Dokumen ditolak — cek alasan di kolom keterangan, perbaiki, lalu unggah ulang |
Tips: Pastikan file dokumen jelas terbaca (tidak buram, tidak terpotong) dan format file PDF/JPG/PNG dengan ukuran maksimal 5 MB per file.
4. Pengajuan ESS
Ajukan izin, cuti, lembur, atau Work From Home (WFH) langsung dari portal ESS.
Mengajukan izin/cuti:
- Buka menu Pengajuan di ESS Portal
- Klik Buat Pengajuan
- Pilih jenis pengajuan:
- Cuti — cuti tahunan, cuti sakit, cuti besar, dll.
- Izin — izin keperluan pribadi, dinas luar
- Lembur — pengajuan lembur dengan durasi dan alasan
- WFH — Work From Home (tersedia jika diaktifkan oleh HR)
- Isi formulir: tanggal, alasan, lampiran (jika perlu)
- Klik Kirim
Tracking status pengajuan:
| Status | Arti |
|---|
| Draft | Belum dikirim, masih bisa diedit |
| Menunggu | Sedang dalam proses review atasan/HR |
| Disetujui | Pengajuan telah disetujui |
| Ditolak | Pengajuan ditolak — lihat alasan dari atasan/HR |
| Dibatalkan | Pengajuan dibatalkan oleh pegawai |
Catatan: Riwayat pengajuan dapat dilihat kapan saja di menu yang sama. Klik salah satu pengajuan untuk melihat detail lengkap dan status terkini.
5. Absensi ESS
Lihat riwayat dan rekap kehadiran Anda secara detail.
Fitur yang tersedia:
- Riwayat Absensi — daftar kronologis check-in / check-out harian
- Rekap Kehadiran — ringkasan bulanan: hadir, sakit, izin, cuti, alpa, lembur
- Download Slip Absen — unduh slip absen bulanan dalam format PDF
Cara lihat riwayat absensi:
- Buka menu Absensi di ESS Portal
- Pilih rentang tanggal (default: bulan berjalan)
- Daftar absensi muncul dengan detail:
- Tanggal dan hari
- Jam check-in dan check-out
- Status kehadiran (Hadir / Terlambat / Tidak Hadir)
- Lokasi check-in (GPS)
Cara download slip absen:
- Di halaman Absensi, klik Download Slip Absen
- Pilih bulan dan tahun
- Klik Download
- File PDF akan terunduh secara otomatis
Tips: Gunakan fitur filter tanggal untuk melihat data periode tertentu. Slip absen dapat digunakan untuk keperluan verifikasi kehadiran internal.
6. Pengaturan ESS
Sesuaikan preferensi akun dan notifikasi sesuai kebutuhan Anda.
Notifikasi:
- Buka menu Pengaturan di ESS Portal
- Pilih tab Notifikasi
- Aktifkan/nonaktifkan notifikasi untuk:
- Pengingat check-in / check-out
- Status pengajuan (disetujui / ditolak)
- Verifikasi dokumen
- Pengumuman HR
- Tagihan/gaji terbit
- Klik Simpan
Preferensi:
- Di halaman Pengaturan, pilih tab Preferensi
- Sesuaikan: bahasa (Indonesia/Inggris), format tanggal, zona waktu
- Klik Simpan
Ubah Password:
- Di halaman Pengaturan, pilih tab Keamanan
- Klik Ubah Password
- Masukkan:
- Password saat ini
- Password baru (min. 8 karakter, kombinasi huruf dan angka)
- Konfirmasi password baru
- Klik Simpan
Perhatian: Ubah password secara berkala untuk keamanan akun. Jangan gunakan password yang sama dengan akun lain.
FAQ
Q: Apakah ESS Portal bisa diakses dari HP?
Ya, ESS Portal dapat diakses dari browser HP maupun melalui aplikasi mobile AbsensiKu.
Q: Data apa yang tidak bisa diubah sendiri oleh pegawai?
Data seperti NIP, NIK, golongan, jabatan, dan unit kerja hanya bisa diubah oleh admin HR melalui menu manajemen pegawai.
Q: Berapa lama verifikasi dokumen?
Proses verifikasi dokumen biasanya 1×24 jam kerja. Hubungi HR jika melebihi waktu tersebut.
Q: Apakah pengajuan bisa diedit setelah dikirim?
Tidak bisa. Jika masih berstatus Menunggu, hubungi atasan/HR untuk membatalkannya, lalu buat pengajuan baru.
Q: Bagaimana jika lupa password ESS Portal?
Gunakan fitur Lupa Password di halaman login. Link reset akan dikirim ke email terdaftar.