Tutorial Kategori & Golongan Pegawai

Tujuan

Panduan lengkap mengelola Kategori Pegawai dan Golongan Pegawai sebagai master data dasar. Kategori dan golongan digunakan di seluruh modul — dari absensi hingga payroll. Setelah tutorial ini, Anda akan mampu:

• Membuat dan mengelola kategori pegawai (PNS, PPPK, Kontrak, Harian, Magang)
• Membuat dan mengelola golongan kepangkatan (I/a s.d. IV/e atau grade internal)
• Meng-assign kategori & golongan ke pegawai
• Memahami dampaknya terhadap tunjangan, cuti, dan payroll

1. Mengapa Perlu Kategori & Golongan?

Setiap pegawai di organisasi Anda perlu dikelompokkan agar sistem dapat:

2. Kategori Pegawai

Menu: Org > Master > Kategori Pegawai

Kategori pegawai adalah pengelompokan tingkat tinggi berdasarkan status kepegawaian. Setiap kategori memiliki kode unik dan warna label yang membantu identifikasi cepat.

2.1. Membuka Halaman Kategori Pegawai

1. Login sebagai admin organisasi
2. Di sidebar kiri, buka Org → Master → Kategori Pegawai
3. Halaman menampilkan daftar kategori yang sudah ada (kosong jika pertama kali)

2.2. Menambah Kategori Baru

1. Klik tombol Tambah Kategori (pojok kanan atas)
2. Isi formulir:

2.3. Contoh Kategori Pegawai

2.4. Mengedit & Menghapus Kategori

• Edit: Klik ikon pensil pada baris kategori — ubah nama, warna, atau keterangan
• Hapus: Klik ikon tong sampah — konfirmasi penghapusan. Kategori yang sudah dipakai oleh pegawai tidak bisa dihapus; nonaktifkan saja jika tidak digunakan

3. Golongan Pegawai

Menu: Org > Master > Golongan

Golongan pegawai adalah tingkatan kepangkatan atau grade yang lebih granular di dalam suatu kategori. Untuk instansi pemerintah, golongan mengacu pada pangkat PNS (I/a s.d. IV/e). Untuk swasta, bisa berupa grade internal (Grade 1–10, Junior–Senior, dsb.).

3.1. Membuka Halaman Golongan

1. Di sidebar kiri, buka Org → Master → Golongan
2. Halaman menampilkan daftar golongan — dikelompokkan per kategori pegawai

3.2. Menambah Golongan Baru

1. Klik tombol Tambah Golongan
2. Isi formulir:

3.3. Contoh Golongan untuk PNS

3.4. Contoh Golongan untuk Swasta / Non-PNS

4. Assign Kategori & Golongan ke Pegawai

Setelah kategori dan golongan dibuat, saatnya menghubungkannya ke data pegawai.

4.1. Saat Input Pegawai Baru

1. Buka Org → Pegawai → Tambah Pegawai
2. Isi data diri pegawai (Nama, NIK, Jabatan, Unit Kerja, dll.)
3. Cari field Kategori Pegawai — pilih dari dropdown (PNS, PPPK, Kontrak, dll.)
4. Cari field Golongan — dropdown akan menampilkan golongan yang sesuai dengan kategori yang dipilih

4.2. Saat Edit Pegawai Existing

1. Buka detail pegawai → klik Edit
2. Ubah kategori dan/atau golongan jika diperlukan (misal karena kenaikan pangkat atau perubahan status kepegawaian)
3. Klik Simpan

4.3. Import Massal via CSV/Excel

Untuk organisasi dengan banyak pegawai, gunakan fitur impor:

1. Buka Org → Pegawai → Impor Pegawai
2. Unduh template CSV/Excel yang menyertakan kolom kategori_kode dan golongan_kode
3. Isi kode kategori dan kode golongan sesuai data master yang sudah dibuat
4. Upload file — sistem akan mencocokkan kode dengan data master

5. Dampak Kategori & Golongan

5.1. Perhitungan Tunjangan

Setiap kategori dan golongan dapat memiliki besaran tunjangan yang berbeda:

Besaran di atas ilustrasi — atur sesuai kebijakan organisasi Anda di modul Payroll.

5.2. Hak Cuti

5.3. Grade Payroll

Golongan menjadi dasar Grade Payroll. Sistem menggunakan urutan tingkat golongan untuk menentukan:

• Gaji Pokok — semakin tinggi tingkat, semakin besar gaji pokok
• Tunjangan Tetap — proporsional terhadap grade
• Kenaikan Berkala — otomatis naik ke golongan di atasnya setiap periode tertentu
• Batasan Approval — grade tertentu bisa memiliki limit approval cuti/lembur yang berbeda

6. Ringkasan Visual Alur Data

```

Org > Master > Kategori Pegawai ──▶ Kategori (PNS, PPPK, Kontrak, …)

│

▼

Org > Master > Golongan ──▶ Golongan (III/a, III/b, …)

│

▼

Org > Pegawai > Tambah/Edit ──▶ Pegawai { Kategori + Golongan }

│

┌──────────────────────┼──────────────────────┐

▼ ▼ ▼

💰 Tunjangan 🏖️ Hak Cuti 📊 Payroll

(Besaran per (Jatah cuti (Grade gaji,

kategori & per kategori) kenaikan

golongan) berkala)

```

FAQ Kategori & Golongan Pegawai

Q: Berapa banyak kategori yang bisa dibuat?

Tidak ada batasan. Buat sesuai kebutuhan organisasi Anda.

Q: Apakah wajib membuat kategori dan golongan?

Sangat disarankan. Tanpa kategori dan golongan, sistem tidak bisa membedakan hak pegawai — semua pegawai akan dianggap sama.

Q: Bisakah satu pegawai memiliki dua kategori?

Tidak. Setiap pegawai hanya bisa memiliki satu kategori utama. Jika pegawai merangkap status, gunakan kategori utama untuk perhitungan default.

Q: Apa yang terjadi jika saya menghapus golongan yang sudah dipakai pegawai?

Sistem akan menolak penghapusan. Nonaktifkan golongan tersebut (jika ada fitur nonaktif) agar tidak dipilih untuk pegawai baru, sementara pegawai existing tetap mempertahankan datanya.

Q: Apakah kenaikan pangkat (naik golongan) otomatis mengubah gaji?

Jika sudah terintegrasi dengan modul Payroll, perubahan golongan dapat memicu penyesuaian komponen gaji. Pastikan kebijakan kenaikan sudah diatur di Payroll > Struktur Gaji.

Q: Bagaimana dengan pegawai yang sudah terlanjur diinput tanpa kategori?

Edit data pegawai yang bersangkutan, pilih kategori dan golongan yang sesuai, lalu simpan.

Langkah Selanjutnya

• Tutorial Setup Awal — Dari Merah ke Hijau
• Tutorial Manajemen Data Pegawai
• Tutorial Jam Kerja & Hari Libur