Tutorial Struktur Organisasi, Job Grade & Jabatan
AbsensiKu | absensipro.com
Tujuan
Panduan mengatur struktur organisasi, job grade, position grade, deskripsi posisi, dan hierarki pelaporan HR.
1. Bagan Organisasi (Org Chart)
Fitur ini menampilkan struktur organisasi secara visual dalam bentuk diagram pohon. Anda dapat melihat hubungan antar unit, sub-unit, dan posisi di dalamnya.
Langkah-langkah:
- Buka menu HR > Organisasi > Bagan Organisasi
- Halaman menampilkan diagram pohon dari seluruh unit organisasi
- Gunakan filter OPD/Unit untuk menyaring tampilan berdasarkan organisasi perangkat daerah tertentu
- Klik pada node/bagan unit untuk melihat detail: nama unit, kepala unit, jumlah anggota
- Tombol Perbesar/Perkecil untuk menyesuaikan skala tampilan
Tip: Filter OPD sangat berguna untuk organisasi besar. Gunakan kolom pencarian untuk menemukan unit tertentu dengan cepat.
Yang bisa dilakukan:
- Lihat hierarki — dari level atas (Dinas) hingga sub-bagian terkecil
- Cetak / Ekspor — simpan bagan sebagai gambar atau PDF untuk kebutuhan dokumen
- Drag & drop — atur ulang posisi unit (jika diaktifkan oleh admin)
2. Job Grade
Job Grade adalah level/tingkatan jabatan yang digunakan untuk menyetarakan posisi dan menentukan rentang gaji. Grade dibuat dari level terendah (1) hingga tertinggi (10+).
Membuat Job Grade Baru:
- Buka HR > Struktur > Job Grade
- Klik tombol Tambah Grade
- Isi:
- Nama Grade — misalnya: "Grade 1", "Grade 2", atau "Staff", "Senior Manager"
- Level — urutan numerik (1, 2, 3, ...)
- Gaji Minimum — batas bawah rentang gaji
- Gaji Maksimum — batas atas rentang gaji
- Klik Simpan
Tabel Ringkasan Grade Level:
| Level | Contoh Nama Grade | Rentang Gaji (Contoh) | Kategori |
|---|
| 1–2 | Grade 1–2 / Junior Staff | Rp 2.500.000 – Rp 4.500.000 | Entry Level |
| 3–4 | Grade 3–4 / Staff | Rp 4.000.000 – Rp 7.000.000 | Middle Level |
| 5–6 | Grade 5–6 / Senior Staff | Rp 6.500.000 – Rp 10.000.000 | Senior Level |
| 7–8 | Grade 7–8 / Supervisor – Manager | Rp 9.000.000 – Rp 15.000.000 | Managerial |
| 9–10 | Grade 9–10 / Senior Manager – Kepala | Rp 14.000.000 – Rp 25.000.000 | Top Level |
| 10+ | Grade 11+ / Direktur – Pejabat Tinggi | > Rp 25.000.000 | Executive |
Penting: Pastikan rentang gaji antar grade tidak tumpang tindih terlalu besar. Gunakan interval yang wajar agar sistem penggajian konsisten.
3. Position Grade
Position Grade menghubungkan setiap jabatan (position) dengan Job Grade yang sesuai. Ini menentukan kelas jabatan dan otomatis mengatur batas gaji untuk posisi tersebut.
Langkah-langkah:
- Buka HR > Struktur > Position Grade
- Pilih jabatan yang akan dikaitkan dengan grade
- Klik Edit pada baris jabatan
- Pilih Job Grade dari daftar yang tersedia
- Simpan — rentang gaji posisi otomatis mengikuti grade yang dipilih
Manfaat Position Grade:
- Memastikan kesetaraan gaji untuk jabatan setara
- Mempermudah proses promosi — pegawai naik grade, gaji otomatis menyesuaikan
- Menjadi dasar perhitungan tunjangan jabatan dan insentif
Contoh: Jabatan "Kepala Seksi" di-grade ke level 7. Maka gaji Kepala Seksi akan berada di rentang Grade 7 (Rp 9–15 juta), sama dengan Kepala Seksi lain di OPD berbeda.
4. Deskripsi Posisi
Fitur untuk membuat dan mengelola deskripsi tugas (job description) per jabatan. Setiap posisi dapat memiliki detail berupa tujuan jabatan, tanggung jawab utama, dan kualifikasi.
Membuat Deskripsi Posisi:
- Buka HR > Struktur > Deskripsi Posisi
- Klik Tambah Baru atau pilih jabatan yang sudah ada
- Isi informasi berikut:
- Tujuan Jabatan — deskripsi singkat mengapa posisi ini ada
- Tanggung Jawab Utama — daftar tugas pokok (gunakan bullet points)
- Kualifikasi — pendidikan, pengalaman, sertifikasi yang dibutuhkan
- Kompetensi — skill teknis dan non-teknis yang diperlukan
- Klik Simpan
Mengelola yang sudah ada:
- Edit — ubah deskripsi jika tugas jabatan berubah
- Riwayat — lihat perubahan yang pernah dilakukan
- Ekspor — unduh deskripsi posisi dalam format PDF untuk arsip
Catatan: Deskripsi posisi yang baik harus diperbarui secara berkala, minimal setahun sekali atau saat ada restrukturisasi organisasi.
5. Struktur HR (Hierarki Pelaporan)
Mengatur hubungan atasan-bawahan dalam organisasi. Struktur ini menentukan jalur persetujuan (approval), eskalasi, dan distribusi tugas.
Mengatur Hierarki:
- Buka HR > Organisasi > Struktur HR
- Tampilan akan memperlihatkan peta hubungan antar posisi
- Untuk menetapkan atasan:
- Klik posisi bawahan, lalu pilih Atur Atasan
- Cari dan pilih nama atasan dari daftar pegawai
- Tentukan tipe hubungan: Atasan Langsung atau Atasan Fungsional
- Simpan perubahan
Tipe Hubungan:
| Tipe | Deskripsi | Contoh |
|---|
| Atasan Langsung | Hubungan hierarki struktural dalam satu unit | Kepala Seksi → Kepala Bidang |
| Atasan Fungsional | Hubungan koordinasi lintas unit untuk fungsi tertentu | Analis Keuangan → Kepala Subbag Keuangan |
Dampak Hierarki pada Sistem:
- Persetujuan Cuti/Izin — pengajuan otomatis mengalir ke atasan langsung
- Penilaian Kinerja — atasan langsung menjadi penilai utama bawahan
- Distribusi Tugas — atasan dapat mendelegasikan pekerjaan ke bawahan dalam sistem
- Eskalasi — masalah yang tidak bisa diselesaikan atasan langsung naik ke level di atasnya
Tip: Pastikan setiap pegawai memiliki minimal satu atasan langsung. Pegawai tanpa atasan tidak akan bisa mengajukan cuti/izin karena tidak ada approval chain.
Ringkasan Menu
| Menu | Fungsi |
|---|
| HR > Organisasi > Bagan Organisasi | Melihat struktur organisasi visual (org chart) |
| HR > Struktur > Job Grade | Membuat dan mengelola level/grade jabatan |
| HR > Struktur > Position Grade | Menghubungkan jabatan dengan grade tertentu |
| HR > Struktur > Deskripsi Posisi | Membuat dan mengelola deskripsi tugas per jabatan |
| HR > Organisasi > Struktur HR | Mengatur hierarki atasan-bawahan |