Tutorial Tipe Institusi & Admin OPD

Tujuan

Panduan ini menjelaskan cara mengelola Tipe Institusi dan Admin OPD di modul Master Data organisasi. Anda akan mempelajari daftar tipe institusi yang tersedia, cara menambah tipe baru, cara menunjuk admin untuk OPD tertentu, serta perbedaan wewenang Admin OPD vs Super Admin.

1. Apa itu Tipe Institusi?

Tipe Institusi adalah kategori/klasifikasi yang membedakan jenis organisasi atau unit kerja dalam sistem AbsensiKu. Setiap OPD (Organisasi Perangkat Daerah) atau unit kerja harus memiliki tipe institusi agar sistem dapat mengelompokkan dan menerapkan kebijakan yang sesuai.

Tipe institusi berguna untuk:

• Membedakan jenis organisasi (pemerintah, swasta, pendidikan, dll)
• Memudahkan pelaporan dan filter data
• Menentukan kebijakan absensi yang berbeda per tipe (jika diatur)

2. Membuka Menu Tipe Institusi

Atau buka langsung: /org/master/institution-types

Halaman ini menampilkan daftar semua tipe institusi yang tersedia di organisasi Anda.

3. Daftar Tipe Institusi yang Tersedia

Berikut adalah contoh tipe institusi yang umum tersedia di sistem:

Daftar di atas bisa berbeda tergantung konfigurasi organisasi Anda. Tipe yang tersedia bisa ditambah, diedit, atau dinonaktifkan.

4. Menambah Tipe Institusi Baru

• Nama Tipe — contoh: "Lembaga Pelatihan"
• Kode Tipe — kode unik, contoh: LP
• Keterangan (opsional) — deskripsi singkat
• Status — pilih Aktif

Tipe institusi baru akan muncul di daftar dan siap digunakan saat membuat atau mengedit OPD.

5. Edit & Nonaktifkan Tipe Institusi

Edit Tipe

1. Cari tipe yang ingin diedit di daftar
2. Klik ikon Edit (pensil)
3. Ubah nama, kode, atau keterangan
4. Klik Simpan

Nonaktifkan Tipe

1. Klik ikon Status untuk menonaktifkan
2. Tipe yang dinonaktifkan tidak bisa dipilih saat membuat OPD baru
3. Tipe bisa diaktifkan kembali kapan saja

6. Apa itu Admin OPD?

Admin OPD adalah pengguna yang diberi akses terbatas untuk mengelola satu OPD tertentu. Berbeda dengan Super Admin yang bisa mengakses seluruh organisasi, Admin OPD hanya bisa melihat dan mengelola data di OPD yang ditunjuk.

Admin OPD berguna untuk organisasi besar yang memiliki banyak OPD/unit, di mana setiap OPD perlu dikelola oleh admin masing-masing tanpa bisa mengganggu data OPD lain.

7. Membuka Menu Admin OPD

Atau buka langsung: /org/master/admin-opd

Halaman ini menampilkan daftar Admin OPD yang sudah ditunjuk beserta OPD yang dikelolanya.

8. Menambah Admin OPD

• Cari pengguna dari daftar pegawai yang sudah terdaftar
• Atau masukkan email pengguna yang belum terdaftar (undangan akan dikirim)

• Pilih satu OPD dari daftar dropdown
• Admin OPD hanya bisa mengelola satu OPD

Pengguna yang ditunjuk sekarang memiliki akses terbatas ke OPD tersebut.

9. Perbedaan Admin OPD vs Super Admin

Intinya: Super Admin mengelola seluruh organisasi, sedangkan Admin OPD hanya mengelola satu OPD spesifik — cocok untuk organisasi terdesentralisasi.

10. Manajemen Admin OPD

Edit Admin OPD

1. Cari Admin OPD di daftar
2. Klik ikon Edit
3. Ubah OPD yang dikelola (jika perlu)
4. Klik Simpan

Nonaktifkan Admin OPD

1. Klik ikon Nonaktifkan pada admin yang dituju
2. Admin tersebut tidak lagi bisa mengakses halaman organisasi
3. Data pegawai dan setting OPD tetap aman — hanya akses admin yang dicabut

Ganti Admin OPD

1. Nonaktifkan Admin OPD lama
2. Tambah Admin OPD baru dengan pengguna dan OPD yang sama
3. Atau langsung edit admin yang ada dan ganti penggunanya

11. Ringkasan Visual

```

Org > Master > Tipe Institusi

│

▼

┌──────────────────────────────────┐

│ Daftar Tipe Institusi │

│ ┌─────┬──────────┬───────┐ │

│ │ No │ Tipe │ Kode │ │

│ │ 1 │ Dinas │ DINAS │ │

│ │ 2 │ Badan │ BADAN │ │

│ │ 3 │ Kantor │ KTOR │ │

│ │ ... │ ... │ ... │ │

│ └─────┴──────────┴───────┘ │

│ [Tambah Tipe] [Edit] [Nonaktif]│

└──────────────────────────────────┘

Org > Master > Admin OPD

│

▼

┌──────────────────────────────────┐

│ Daftar Admin OPD │

│ ┌─────┬──────────┬──────────┐ │

│ │ No │ Admin │ OPD │ │

│ │ 1 │ Andi │ Dinas A │ │

│ │ 2 │ Sari │ Badan B │ │

│ └─────┴──────────┴──────────┘ │

│ [Tambah Admin] [Edit] [Nonaktif]│

└──────────────────────────────────┘

Super Admin ──▶ Semua OPD

Admin OPD ──▶ 1 OPD spesifik

```

FAQ

Q: Berapa banyak tipe institusi yang bisa dibuat?

Tidak ada batasan. Anda bisa menambah tipe institusi sesuai kebutuhan organisasi.

Q: Apakah bisa menghapus tipe institusi?

Tidak disarankan. Gunakan fitur Nonaktifkan agar tipe tidak muncul di pilihan OPD baru, tanpa menghilangkan data OPD yang sudah menggunakan tipe tersebut.

Q: Bisakah Admin OPD melihat data OPD lain?

Tidak. Admin OPD hanya bisa mengakses data di OPD yang ditunjuk. OPD lain tidak terlihat sama sekali.

Q: Apakah Admin OPD bisa menambah admin lain?

Tidak. Hanya Super Admin yang bisa menambah, mengedit, atau menonaktifkan Admin OPD.

Q: Bisakah satu pengguna menjadi Admin OPD di lebih dari satu OPD?

Saat ini setiap Admin OPD hanya bisa mengelola satu OPD. Jika diperlukan, pengguna yang sama bisa ditunjuk sebagai Admin OPD di OPD lain dengan mengedit atau menambah entri baru.

Q: Apa yang terjadi jika Admin OPD dinonaktifkan?

Pengguna tersebut tidak lagi bisa mengakses halaman organisasi sebagai admin. Data OPD dan pegawai tetap aman. Super Admin bisa mengaktifkannya kembali kapan saja.

Langkah Selanjutnya

• Tutorial Setup Awal — Dari Merah ke Hijau
• Tutorial Onboarding Organisasi
• Tutorial Manajemen Data Pegawai